機種依存文字に注意

ビジネスメールを送信後、送信先の相手から「半角カタカナや機種依存文字は使わないでください」と言われたのですが、どうしてなのでしょうか?

半角カタカナや機種依存文字を使用したメールは「文字化け」が発生して、正しく表示されないからです。

パソコン上で表示される文字には、「文字コード」というコード番号が割り振られています。
文字コードは、言語(日本語や英語など)により異なるため、パソコンを利用する人に合わせて文字コードがセットされています。日本語では「EUC-JP」「Shift_JIS」「UTF-8」などの文字コードが使用されています。

コード体系により、同じコードでも割り当て文字が異なったり、文字が割り当てられていなかったりするため、受け手の設定により、表示される文字が代わってしまうことがあります。
この現象が「文字化け」です。このように、文字コードにより表示できない文字のことを「機種依存文字」と呼びます。

メールでは、丸文字やローマ文字、半角カタカナ、単位、省略文字、旧字体の文字などの機種依存文字は使わないでください。

機種依存文字

メールに旧字体の漢字を使った場合

メールの記述に旧字体があると、「いつも大変お世話になっております。B社の??です」と、旧字体の漢字を使った部分が「?」に文字化けします。

送信相手は、自分のパソコン画面で文字を入力しているときには問題なく見えているので気づきませんが、相手に届いたときには文字化けしているので注意してください。